Da in den letzten Wochen aus mehreren Fachbereichen Fragen zum genauen Ablauf einer Vorlesungsaufzeichnung an uns herangetragen wurden, bieten wir Ihnen hier eine detaillierte Beschreibung sowie Erläuterung der technischen und organisatorischen Hintergründe des aktuellen Prozesses.
Für das Videomanagement und für Vorlesungsaufzeichnungen wird an der Universität Osnabrück die Open-Source-Software Opencast genutzt. Für Lehrende ist die Nutzung von Opencast über ein Plugin im Lernmanagementsystem Stud.IP möglich.
Automatisierte Vorlesungsaufzeichnung sind in derzeit 28 Räumen (siehe Nutzungshinweise) möglich. Die Planung der Aufzeichnung erfolgt über Stud.IP durch die Lehrenden. Eine Anleitung, wie man die Aufzeichnung veranlasst, finden Sie hier.
Die Räume sind alle mit Kameras, Mikrofonen und Aufzeichnungsgeräten ausgestattet.
Nutzungszahlen
In den vergangenen 5 Jahren (also auch schon vor der Pandemie) sind zwischen 850 und 1100 Aufzeichnungen pro Semester in den Lehrveranstaltungsräumen der Universität aufgezeichnet worden. Das Volumen der Aufzeichnungen, die aufgrund technischer Probleme in den vergangenen Jahren verloren gegangen sind, belief sich auf 1-2%, ein sehr guter Wert im Angesicht des kleinen Teams für die Gesamtzahl der Räume und Aufzeichnungen.
Während bis zur Pandemie die im Semester in Opencast eingestellten Videos zu 90% aus automatisierten Aufzeichnungen bestanden, liegt der Anteil aktuell ungefähr bei 30%. Es werden jetzt von Lehrenden vermehrt Videokonferenzen aufgezeichnet, Videos mit Opencast Studio erstellt oder eigens produziert. Der gesunkene Anteil deutet also nicht darauf hin, dass Veranstaltungsaufzeichnungen weniger genutzt werden. Auch der Anteil der Videos, die in folgenden Semestern wiederverwendet werden, ist deutlich angestiegen. Wir sehen also, dass die Lehrenden die Vorteile unseres Opencast-Systems bereits häufig ausnutzen.
Die Aufzeichnungsgeräte
Als Aufzeichnungsgeräte kommen bei uns Extron SMP352 und ADENA Arec LS-300 und LS-200 zum Einsatz.
Alle Geräte haben die Möglichkeit,neben der Aufzeichnung von zwei, oder mehr, separaten Full-HD-Videos auch einen Livestream in Full-HD zu senden, in dem die einzelnen Bildquellen zu einem Video zusammengefügt sind.
Bei allen Geräten wird die Aufzeichnung und das Livestreaming zeitgesteuert ausgelöst. Aus den in der Stud.IP-Veranstaltung geplanten Terminen wird in Opencast ein Kalender für jeden Raum erstellt, der vom Aufzeichnungsgerät etwa alle 5 Minuten heruntergeladen wird. Wenn eine Aufzeichnung für einen kurz bevorstehenden oder laufenden Termin geplant wird, kann es daher einige Minuten dauern, bis das Aufzeichnungsgerät dies bemerkt. Es ist also keine spontane Aufzeichnung innerhalb weniger Minuten möglich.
Die Planungsdaten enthalten neben den Start- und End-Zeiten sowie dem Titel der Aufzeichnung auch die Information, zu welcher Lehrveranstaltung die Aufzeichnung gehört, so dass durch Opencast und Stud.IP die Aufzeichnung später eindeutig zugeordnet werden kann.
Da die Kalender auf den Geräten zwischengespeichert werden, zeichnen diese auch im Fall eines Netzwerkausfalls auf und übertragen die Aufzeichnungen, sobald wieder ein Netzwerk zur Verfügung steht. Auch wenn dabei der Livestream ausfallen sollte, ist es so noch sehr wahrscheinlich, dass die Aufzeichnung trotzdem wie geplant durchgeführt werden kann.
Während der Extron SMP-352 und der Arec LS-200 nur zwei Videos gleichzeitig aufzeichnen können, unterstützt der Arec LS-300 drei Videoquellen. Das wird derzeit in den Räumen 01/E01, sowie 44/E03 und E04 auch genutzt, um neben dem Kamerabild auch die Signale beider Projektoren aufzuzeichnen (z.B. Notebook-Bildschirm und Dokumentenkamera).
Die Aufzeichnungsgeräte können derzeit nur Live-Streamen, wenn auch eine Aufzeichnung geplant ist. Es ist nicht möglich nur Live-Streaming zu aktivieren, ohne eine Aufzeichnung. Lehrende können aber die Aufzeichnungen so planen, dass diese nicht für Kursteilnehmende zu sehen sind und können die Videos auch über Stud.IP löschen.
Die Aufzeichnungsgeräte sind tagsüber immer eingeschaltet. Schon bevor die Lehrveranstaltungen beginnen, wird geprüft, ob die Geräte im Netzwerk erreichbar sind. Wenn dies nicht der Fall ist, erhält unsere Technikabteilung eine Warnung und kann hoffentlich vor einer Aufzeichnung noch prüfen, was der Grund für die Störung ist und diese beheben. Wenn die Geräte nur für die Aufzeichnungen eingeschaltet würden, wäre mit unserem kleinen Team leider nicht sicherzustellen, dass Störungen auch rechtzeitig vor einer Aufzeichnung entdeckt und behoben werden können.
Die Aufzeichnungsgeräte sind passwortgeschützt und befinden sich in einem getrennten Netzwerk, um den Zugang zu schützen. Es sind prinzipiell auch für zahlreiche Räume Backup-Aufzeichnungsgeräte vorgesehen, um die Fehlerquote irgendwann unter 1% drücken zu können. Die Erarbeitung von Prozessen, um mit diesen Backup-Geräten noch zuverlässiger aufzeichnen zu können und das Backup mit geringem Aufwand einspielen zu können, musste leider wegen der erhöhten Arbeitsbelastung während und nach der Pandemie zurückgestellt werden. Wir hoffen aber, dies in Zukunft wieder angehen zu können.
Audio- und Videotechnik
In den meisten Räumen sind Funkmikrofone sowohl für die Raumbeschallung als auch für die Aufzeichnung vorgesehen. Diese Mikrofone haben Einschalter sowie Schalter, um sie stumm zu schalten, und sind akkubetrieben. Die Audio-Qualität der Funkmikrofone ist sehr gut, allerdings hat sich über die Jahre gezeigt, dass die Bedienung der Geräte nicht ganz unproblematisch ist. Leere Akkus, fehlende Mikrofone, falsche Bedienung oder andere technische Defekte haben zu einer Fehlerquote von bis zu 6-10% geführt, was zu zahlreichen Beschwerden von Lehrenden und Studierenden führte. Gerade in kleineren Räumen, wo das Funkmikrofon für die Beschallung nicht notwendig ist, war oft kein Ton in den Aufzeichnungen, da nie ein Mikrofon aktiviert wurde oder ein Defekt nicht auffiel. Aber auch in großen Hörsälen war, aufgrund der guten Akustik, häufig nicht aufgefallen, wenn ein Mikrofon nicht funktionierte.
Deswegen sind in den meisten Räumen mittlerweile Grenzflächenmikrofone nachgerüstet worden, die, sofern kein Signal vom Funkmikrofon vorhanden ist, nur für die Aufzeichnung genutzt werden. Diese Mikrofone sind üblicherweise im Pult verbaut und erfassen ein verständliches Signal in etwa vier Metern Umkreis. In einigen Räumen kann aufgrund einer günstigen Akustik der Umkreis auch größer sein. Die vier Meter sind hierbei also keine harte Grenze. Mit zunehmendem Abstand wird das Signal jedoch immer schlechter verständlich.
Im Gegensatz zu den Funkmikrofonen, die ausgeschaltet werden können, werden die Grenzflächenmikrofone während der gesamten Dauer der Aufzeichnung aufgezeichnet. Derzeit ist für diese Mikrofone auch in den Räumen kein Stumm-Schalter vorhanden.
In allen Räumen mit Aufzeichnungstechnik sind natürlich Kameras vorhanden. Dies sind üblicherweise Schwenk-Neige-Kameras von Panasonic oder Sony. Die meisten Kameras sind über das Netzwerk fernsteuerbar und besitzen auch eine Live-Streaming-Möglichkeit. Wie die Aufzeichnungsgeräte sind auch die Kameras passwortgeschützt und befinden sich in einem getrennten Netzwerk, um den Zugang einzuschränken. Wie auch die Aufzeichnungsgeräte sind die Kameras tagsüber immer eingeschaltet, um eventuelle Störungen rechtzeitig zu erkennen. Derzeit können die Kameras nicht während der Aufzeichnung ausgeschaltet werden, es ist aber für die Lehrenden möglich, über den Videoeditor in Stud.IP Videospuren von der Veröffentlichung auszuschließen.
Insgesamt ist bei eingeschalteten Geräten immer gesichert, dass die Kameras und Mikrofone nur aufgezeichnet werden oder einen Livestream starten, wenn auch eine Aufzeichnung über Stud.IP geplant ist.
Rechtemanagement und Datenschutz
Für die Videos in Opencast können Lehrende derzeit zwischen drei Sichtbarkeitsstufen in Stud.IP wählen:
- Unsichtbar – Für Lehrende und Tutor/-innen dieser Veranstaltung sichtbar
- Sichtbar – Für Teilnehmende dieser Veranstaltung sichtbar
- Freigeben – Dieses Video ist für jeden sichtbar
Hierbei ist Sichtbar der Standard, der ausgewählt ist, wenn Lehrende nichts umstellen. Mit der Option “Neue Videos nur für Lehrende sichtbar schalten” kann aber auch Unsichtbar als Standard eingestellt werden. Es ist über Stud.IP nicht möglich, den Standard so einzustellen, dass Videos automatisch Freigegeben sind. Wenn Sie dies wünschen, wenden sie sich bitte an den virtUOS Support.
Im Status Sichtbar ist der Zugang nur für Teilnehmende in dem Kurs möglich. Der Versuch, den Link des Videos zu teilen oder auch direkt aufzurufen, ohne in Stud.IP angemeldet zu sein, würde mit einer Fehlermeldung enden. Über das Opencast-Plugin kann eine Opencast-Serie aber in unterschiedliche Stud.IP Veranstaltungen mit aufgenommen werden. Für Lehrende sind dann auch in beiden Veranstaltungen alle Videos sichtbar. Für andere Teilnehmende können die Videos in den Kursen individuell sichtbar geschaltet werden, um z.B. Videos, die im aktuellen Semester noch nicht behandelt wurden, zu verstecken.
Im Status Freigegeben sind die Videos weltweit aufrufbar. Der Link zu den Videos kann verschickt oder in Webseiten eingebunden werden. Dieser Status ist auch für Videos notwendig, die auf den Uni-Webseiten genutzt werden sollen. Videos mit dem Status Freigegeben, sind auch über das Lernfunk Portal der Uni auffindbar. Einen Status “nicht gelistet”, wie es ihn zum Beispiel bei YouTube gibt, ist noch nicht verfügbar.
Geschützte Videos können auch in der Courseware im Opencast-Block genutzt werden. Dafür muss gleichzeitig in der Stud.IP-Veranstaltung das Opencast-Plugin aktiviert sein. Wenn eine Courseware kopiert wird, werden inzwischen auch die Opencast-Rechte entsprechend kopiert und die Videos bleiben auch in der neuen Veranstaltung verfügbar.
Falls der Opencast-Reiter für Studierende nicht sichtbar sein soll, weil z.B. nur über die Courseware auf die Videos zugegriffen werden soll, lässt sich die Funktion “Reiter verbergen” im Opencast-Plugin aktivieren.
Außerhalb dieser Zugangsregeln haben über das Admin-Interface von Opencast derzeit nur ausgewählte Mitarbeitende des virtUOS Zugriff auf alle Aufzeichnungen, um diese zu verwalten, technische Probleme zu lösen oder Auskünfte bei Supportanfragen geben zu können. Alle zeitgesteuerten Aufzeichnungen werden durch Mitarbeitende des virtUOS gesichtet und Teile, die nicht zur Lehrveranstaltung gehören, werden weggeschnitten. So stellen wir sicher, dass, sofern es für die Mitarbeitenden zu beurteilen ist, auch die erwarteten Personen im Video zu sehen sind und dass inoffizielle Besprechungen vor und nach der Veranstaltung nicht veröffentlicht werden.
Wenn eine Lehrveranstaltungsaufzeichnung über Stud.IP geplant wird, erhalten alle Teilnehmenden der Veranstaltung in Stud.IP eine Benachrichtigung über die geplante Aufzeichnung, in der auch mitgeteilt wird, dass Ton und Bild zu diesem Termin aufgezeichnet werden.
Lehrende können in ihren Veranstaltungen Videos jederzeit löschen. Sollen systematisch Videos gelöscht werden (z.B. weil jemand die Universität verlässt), kann über den virtUOS-Support auch die Löschung von einer größeren Zahl Videos erbeten werden.
Von Seiten des virtUOS ist es unser Ziel, Videos mindestens 3 Jahre zu speichern. Derzeit findet keine systematische Löschung älterer Videos statt. Allerdings gab es in der Vergangenheit schon häufiger technische Umbrüche, die eine Migration größerer Datenmengen erforderlich gemacht haben (z.B. die Umstellung auf einen neuen Videocodec). In diesen Fällen wurden mindestens die Videos der letzten 3 Jahre auch ohne Nachfrage migriert.
Opencast speichert Videos in der Aufzeichnungsqualität noch vor jeder Nachbearbeitung dauerhaft. Das heißt, wenn die Videoqualität des für die Studierenden veröffentlichten Videos z.B. nicht ausreichend ist, kann dies ggf. noch einmal durch neue Verarbeitung verbessert werden. Auch der Videoeditor zeigt die Videos immer in voller Länge noch vor dem Schnitt. Das heißt, wenn durch virtUOS-Mitarbeitende zu viel gelöscht wurde, kann dies auch rückgängig gemacht werden. Wenn ein Video wegen Datenschutz- oder Copyright-Problemen nur gekürzt gespeichert werden darf, teilen sie uns dies bitte mit, damit wir das Original dann löschen. Studierende können immer nur das geschnittene Video abrufen und haben niemals Zugriff auf die entfernten Bereiche.
Sollten in einer Lehrveranstaltung und auch bei Tagungen Personen vortragen, die nicht Angehörige der Universität Osnabrück sind, liegt es in der Verantwortung der veranstaltenden Personen, von den Vortragenden eine schriftliche Zustimmung zur Aufzeichnung einzuholen. Diese kann formlos auch mit einem online Formular, einer Email oder in Papierform erfolgen. Die Archivierung hat durch die Veranstaltenden zu erfolgen.
Sollte eine Veröffentlichung über die geschlossene Lehrveranstaltung hinaus geplant sein, ist auch hierfür die Zustimmung der Vortragenden schriftlich einzuholen.
Für alle Videos werden derzeit über den Anbieter Amberscript Untertitel erstellt. Der Anbieter ist ein europäisches Unternehmen, das DSGVO-konform arbeitet und mit dem es einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag gibt.
Nutzungsdaten des Players werden an der Uni Osnabrück über die lokal gehostete Software Matomo seit dem Sommersemester 2023 erfasst. Die Nutzung von Matomo ist freiwillig. Im Player wird ein Cookie Banner angezeigt und nur, wenn explizit zugestimmt wird, werden Daten überhaupt übertragen.
In Matomo werden die Nutzerdaten anonymisiert gespeichert. Weder angemeldete Benutzer noch vollständige IP-Adressen werden gespeichert. Zusätzlich zu den normalerweise von Matomo gespeicherten Informationen wird aggregiert, wie häufig einzelne Opencast-Aufzeichnungen und Opencast-Serien aufgerufen wurden. Diese Information kann nicht verknüpft werden mit den einzelnen Browser-Sitzungen.
Servicezeiten
Im virtUOS sind derzeit zwei 0,5 Stellen für die Betreuung des Vorlesungsaufzeichnungsbetriebs vorgesehen. Eine Person für die Organisation, die Qualitätskontrolle, den Schnitt der Videos, den Support für Lehrende und eine weitere Person für die technische Administration des Systems. Zusätzlich unterstützen 2 Hilfskräfte mit 30 Stunden pro Monat den Schnitt der Videos und die Kommunikation über eventuelle Probleme mit den Lehrenden. Für Notfälle sind auch noch einige andere Mitarbeitende des virtUOS mit den Vorgängen vertraut, um im Krankheitsfall oder bei Problemen einspringen zu können.
Unterstützt wird das Team zudem von den Kollegen in der Medientechnik, die vor allem mit der Technik in den Räumen sehr gut vertraut sind und die Anlagen so planen, dass ein möglichst reibungsloser Betrieb der Vorlesungsaufzeichnungen möglich ist. Weitere Unterstützung ist durch den virtUOS bzw. Rechenzentrums-Support vorhanden, der vor allem häufig wiederkehrende Anfragen zeitnah beantwortet.
Über Stud.IP hochgeladene Videos werden automatisch umgehend verarbeitet. Die Verarbeitungszeit bis zur Veröffentlichung liegt ungefähr bei der Abspielzeit des Videos (bei kürzeren Videos dauert es etwas länger, bei längeren geht es normalerweise etwas schneller). Die Untertitelerzeugung wird erst nach der Veröffentlichung gestartet und ist somit etwas verzögert.
Alle Videos, die in den Lehrveranstaltungsräumen aufgezeichnet werden, werden erst durch uns gesichtet und geschnitten. Dies erfolgt mindestens 1x täglich. Das heißt, dass üblicherweise am Beginn des folgenden Tages die Aufzeichnung bereitsteht. Sollte es zu technischen Problemen mit einer Aufzeichnung kommen, bemühen wir uns diese innerhalb von drei Werktagen zu beseitigen. Sollten wir dieses Ziel innerhalb dieser Zeit nicht erreichen oder die Aufzeichnung ganz fehlgeschlagen sein, informieren wir spätestens nach dieser Zeit die jeweiligen Lehrenden.
Verbesserungsprozess
Von Seiten einiger Fachbereiche ist kürzlich an das virtUOS der Wunsch herangetragen worden, die Aufzeichnungspraxis für die Lehrenden transparenter darzustellen und auch während der Aufzeichnung Statusinformationen und Kontrollmöglichkeiten zu bieten. Auch wenn die Aufzeichnungstechnik nicht genutzt wird, soll eventueller Missbrauch verhindert werden bzw. fehlerhaftes Verhalten für die Anwesenden im Raum auch klar erkennbar sein. Zudem planen wir die Neueinführung beziehungsweise Wiederinbetriebnahme der Backup-Aufzeichnungen, um mögliche Fehler zu minimieren und eine verbesserte Integration aller Tools in Stud.IP.
Wir sind sehr daran interessiert, das Veranstaltungsaufzeichnungsverfahren auch im Interesse der Nutzenden zu verbessern. Daher werden wir diese Bedenken in den nächsten Wochen und Monaten mit den Betroffenen diskutieren und gemeinsam Ideen für Verbesserungen erarbeiten und so gut wie möglich umsetzen. Wenn Sie Teil von diesem Prozess sein wollen, melden Sie sich bitte beim virtUOS Support: virtuos@uni-osnabrueck.de .